Wat is de gebruikelijk loonregeling?

Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een besloten vennootschap (BV) bent u wettelijk verplicht om uzelf een salaris uit te keren. Dit wordt de gebruikelijk loonregeling genoemd. Het doel van deze regeling is te voorkomen dat DGA’s hun salaris kunstmatig laag houden om vervolgens meer (lager belast) dividend uit te keren.

Veel BV-eigenaren willen begrijpelijkerwijs hun salaris zo laag mogelijk houden, maar de Belastingdienst stelt duidelijke grenzen. Het is essentieel om deze grenzen te kennen om onverwachte naheffingen te voorkomen.

Hoe wordt het gebruikelijk loon vastgesteld?

Het gebruikelijk loon wordt bepaald aan de hand van drie referentiepunten, waarbij het hoogste bedrag leidend is. Ten eerste is er het wettelijke normbedrag. Ten tweede moet het salaris overeenkomen met wat iemand in een vergelijkbare functie binnen de onderneming zou verdienen. Ten derde mag het DGA-salaris niet lager zijn dan het salaris van de meestverdienende werknemer binnen de BV.

De DGA mag alleen afwijken van deze referentiepunten als daar een aantoonbare en verdedigbare reden voor is. In de praktijk ligt de bewijslast bij de DGA, waardoor het belangrijk is om uw onderbouwing zorgvuldig te documenteren.

Waarom is dit relevant voor BV-eigenaren?

De gebruikelijk loonregeling heeft directe invloed op uw totale belastingdruk. Een hoger salaris betekent meer inkomstenbelasting en sociale premies, terwijl een lager salaris ruimte biedt voor meer dividenduitkering — maar alleen binnen de grenzen die de Belastingdienst redelijk acht.

Het vinden van de juiste balans is vooral belangrijk voor ondernemers in de opstartfase van hun BV, of voor degenen met een wisselend bedrijfsresultaat. In bepaalde gevallen kan een lager salaris gerechtvaardigd zijn, bijvoorbeeld wanneer de BV verlies maakt of wanneer de DGA kan aantonen dat vergelijkbare functies een lager salaris hebben.

Veelvoorkomende valkuilen

Een veelgemaakte fout is jaar na jaar hetzelfde salaris aanhouden zonder te controleren of dit nog aan de criteria voldoet. Het normbedrag wordt jaarlijks aangepast en veranderingen in de bedrijfsstructuur of het personeelsbestand kunnen ook van invloed zijn op uw verplichtingen.

Een ander veelvoorkomend probleem is het niet meenemen van het salaris van de bestbetaalde werknemer. Wanneer u een senior manager of specialist aanneemt die meer verdient dan uw eigen DGA-salaris, kan het nodig zijn uw beloning dienovereenkomstig aan te passen.

Praktische tips voor DGA’s

Evalueer uw DGA-salaris aan het begin van elk boekjaar om te waarborgen dat het voldoet aan het actuele normbedrag. Als uw BV zich in een opstartfase bevindt of financiële moeilijkheden ervaart, bespreek dan de mogelijkheid van een lager salaris met uw belastingadviseur. Bewaar documentatie over vergelijkbare functies en salarissen in uw branche, want dit kan cruciaal zijn als de Belastingdienst uw loonniveau ter discussie stelt.

Het is ook de moeite waard om de wisselwerking tussen salaris en dividend te overwegen. Hoewel dividend belast wordt in Box 2, moet de gecombineerde belastingdruk van salaris (Box 1) en dividend samen met uw adviseur worden beoordeeld om de meest fiscaal efficiënte aanpak voor uw persoonlijke situatie te vinden.

Schakel professioneel advies in

De gebruikelijk loonregeling lijkt misschien eenvoudig, maar de toepassing ervan bevat vaak nuances die professionele begeleiding vereisen. Elke DGA-situatie is anders en het optimale salaris hangt af van factoren als bedrijfsrendabiliteit, branchebenchmarks en persoonlijke financiële planning.

Bij Taxboutiq helpen wij DGA’s en BV-eigenaren bij het navigeren door deze complexiteit. Of u nu een nieuwe BV opricht of uw huidige salarisstructuur wilt heroverwegen, ons team staat klaar om u te voorzien van advies op maat.